Signalen instellen

Voor een activiteitenplan, activiteit, taak, afspraak, toets, workshop, of een gedeelde activiteit, taak of afspraak kan worden ingesteld dat er automatisch signalen naar gebruikers worden gestuurd als een bepaald tijdstip is aangebroken of een bepaalde gebeurtenis heeft plaatsgevonden. De gebruikers worden hiermee aan het element herinnerd of op het element geattendeerd.

 

	Tip
	In de werkruimte Agenda: Het is ook mogelijk om na het aanmaken of wijzigen van een activiteitenplan, activiteit, taak, afspraak, toets of workshop handmatig een bericht te sturen of tonen aan betrokkenen gebruikers.

 

Navigatie

 

Om signalen in te stellen:

 

1. Selecteer het element en kies Bewerken .

 

	Tip
	In Agenda: Klik op de naam van het element om het te openen, en kies Geavanceerd > Bewerken .

 

2. Klik onder Acties op Signalen .
   
   

3. Klik op Toevoegen aan onderdeel (kies de knop van het onderdeel waarvoor je een signaal wilt versturen: het element zelf, d.w.z. de uitvoering, of een beoordeling).
   
   

4. Geef het onderwerp op en typ een bericht in het Bericht-veld.

 

	Tips
	Het onderwerp en bericht worden in berichten en in signaalregels in signaaloverzichten getoond. In het onderwerp en berichtveld kun je veldcodes opnemen.

 

5. Voeg in het Aan- en eventueel Cc-veld de gebruikers en/of groepen toe waaraan je het signaal of een kopie ervan wilt sturen: klik op achter het veld en selecteer de gebruikers en groepen.
   

 

	Tip
	In een elementsjabloon kun je ook deelnemersprofielen uit het sjabloon selecteren (tabblad Deelnemersprofielen). Bij het uitdelen van het element worden de leden dan automatisch aan het signaal gekoppeld.

 

6. Geef bij Via aan hoe het signaal moet worden verstuurd. Voor een:

   • bericht naar de werkruimte Postkantoor: vink Postkantoor aan;

   • melding op het tabblad Signalen in de agendawerkruimte en in de widget Signalen op een portaalpagina: vink Melding op portaal aan.
      

7. Geef aan wanneer het signaal moet worden verstuurd (zie de aanvullende onderwerpen).

 

	Let op
	Signalen worden maar één keer in een bepaalde tijd verstuurd (ongeveer eens in de 10 minuten). Het is dus mogelijk dat je signaal iets later wordt gestuurd dan het door jou ingestelde moment.

 

8. Klik op OK en sluit de vensters met de kruisjes in de rechterbovenhoek (of klik op OK + Nieuw om nog een signaal aan te maken).

 

	Tip
	Signalen worden pas gestuurd als de elementen zijn ingepland (dus bijvoorbeeld niet als nog wordt gewacht op voltooiing van vereisten, of bij annulering of weigering van het element).

Aanvullende onderwerpen

• Voorbeelden voor de optie Wanneer

  Element Wanneer Taak op het tijdstip waarop een taak moet zijn afgerond, kies: Voor eindtijd en 0 minuten. 10 minuten voor het tijdstip waarop een taak moet zijn afgerond, kies: Voor eindtijd en 10 minuten. als een taak niet is voltooid op de ingeplande eindtijd, kies: Achterstallig; en voor een uur na de eindtijd, kies bovendien: 1 uur. als een taak op Voltooid wordt gezet, kies: Status gewijzigd naar Voltooid. Afspraak op het tijdstip waarop een afspraak begint, kies: Voor begintijd en 0 minuten. 10 minuten voor het tijdstip waarop een afspraak begint, kies: Voor begintijd en 10 minuten. als aan de vereisten van de afspraak is voldaan, kies: Aan vereisten voldaan.

   

• Nieuw signaal op basis van een bestaand signaal maken

  Selecteer het bestaande signaal en kies Nieuw signaal van kopie .   Er wordt een kopie gemaakt die je kunt aanpassen.

   

• Signaal bekijken en wijzigen

  Om een bestaand signaal te bekijken en eventueel te wijzigen: Selecteer het signaal en kies Bewerken .

   

• Signaal verwijderen

  Selecteer het signaal en kies Verwijderen , gevolgd door Ja.   Tip   Om meerdere signalen tegelijk te selecteren voor verwijderen: Klik de signalen aan terwijl je de Ctrl-toets ingedrukt houdt. Voor een aaneengesloten groep signalen, houd je de Shift-toets ingedrukt en klik je het eerste en laatste signaal aan.

   

• Signaal opnieuw versturen

  Geldt voor activiteitenplannen, activiteiten, taken, afspraken en toetsen zelf (niet voor sjablonen), en voor workshops, en gedeelde activiteiten, taken en afspraken: Signalen worden maar eenmaal verstuurd, namelijk als de gekozen tijd is aangebroken of de gekozen actie is uitgevoerd. In bepaalde situaties zal je ze echter nogmaals willen versturen (bijvoorbeeld als je het element hebt verplaatst naar een ander tijdstip).   Open het element waarvoor je een signaal opnieuw wilt versturen, kies Geavanceerd > Bewerken , en klik op Signalen .   Selecteer het signaal en kies Opnieuw versturen , gevolgd door Ja. Het signaal wordt gereset naar Nog niet verstuurd en wordt verstuurd als weer aan de voorwaarde van het signaal is voldaan.