Naar 'hoe kan ik ...?'

Opzichzelfstaande taak of afspraak aanmaken

In de werkruimte Agenda kun je opzichzelfstaande taken en afspraken maken (los van een activiteitenplan). Je doet dit op basis van sjablonen. Afhankelijk van het sjabloon dat je kiest, kan een element al gedeeltelijk of helemaal zijn ingevuld. Bij het maken ervan wordt je maker/eigenaar van het element en heb je automatisch alle rechten.

 

	Tip
	In Begeleiden, op het tabblad Groepsagenda kun je als begeleider taken en afspraken voor een groep aanmaken.

 

Navigatie

 

Om een opzichzelfstaande taak of afspraak aan te maken:

 

1. Vanuit het tabblad:

• Agenda (het element wordt direct ingepland): ga naar de datum in de agenda, en klik met de rechtermuisknop in het tijdvak of achter Gehele dag.

• Activiteiten: selecteer het tabblad Activiteiten, en ga naar het actiepaneel.

 

Selecteer het sjabloon voor de taak of afspraak direct uit het menu, of klik op Nieuw van sjabloon ... en selecteer het sjabloon in het venster dat verschijnt, en klik op OK.

 

	Tip
	Op een portaalpagina voor de widget Agenda, en in Begeleiden voor het tabblad Groepsagenda: volg de instructies voor het tabblad Agenda.

 

Het element wordt aangemaakt.

 

2. Geef in het bewerkvenster een naam op voor het element (bijvoorbeeld POP invullen, Voortgangsgesprek, Proefwerk) en klik op Opslaan.

 

	Tip
	In een afspraak: geef eventueel ook de locatie op.

 

3. Stel de juiste datums en tijden in.

 

4. Koppel eventueel gebruikers aan het element, zoals beoordelaars of andere aanwezigen.
   
   

	Tip
	In Begeleiden, op het tabblad Groepsagenda: koppel de groep aan het element (in het venster Leden toevoegen: via het tabblad Agendagroep).

 

5. Ben je klaar, klik dan eventueel op Opslaan en sluit het element met het kruisje in de rechterbovenhoek.

 

Het element is nu voor je beschikbaar in het activiteitenoverzicht, en - afhankelijk van of er datums en/of SBU zijn ingesteld - in je agenda, op de tijdlijn en in het werklastoverzicht. Daarnaast hebben eventuele betrokkenen er toegang toe.  

 

	Tips
	Betrokkenen kunnen het element (voorlopig) accepteren of weigeren als ze hiervoor rechten hebben. In Begeleiden, op het tabblad Groepsagenda: het element is beschikbaar in het activiteitenoverzicht en de agenda van jezelf en alle groepsleden als een gezamenlijk element (wijzigingen zijn voor iedereen zichtbaar).

Aanvullende onderwerpen

• Beschrijving toevoegen

  Klik eventueel eerst in het rechterpaneel van het element op Bewerken.   Geef de beschrijving op en klik op Opslaan.   Tip   De beschrijving behalve in het element zelf, ook in overzichten getoond als Beschrijving aanstaat in de weergaveopties van het overzicht (bijvoorbeeld op het tabblad Activiteiten).

   

• Bijlagen toevoegen

  Je kunt bijlagen aan een element koppelen.   Bijvoorbeeld aan een taak: documenten die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren ervan; en aan een afspraak: documenten die als input dienen.

   

• Taak of afspraak in een bepaalde kleur tonen

  Eventueel kun je een taak of afspraak in een bepaalde kleur tonen (mits er kleuren voor dat elementtype zijn gedefinieerd). Anders wordt het element in de standaardkleur getoond .   Tip   De standaardkleur kan niet worden ingesteld. Deze wordt bepaald door het thema dat je hebt gekozen.   Klik eventueel eerst in het rechterpaneel van het element op Bewerken.   Kies onder Kleur de gewenste kleur en klik op Opslaan.

   

• Prioriteit instellen

  Je kunt instellen dat een element belangrijk is of juist niet door een prioriteit in te stellen.   Tips   De prioriteitsinstelling dient alleen als indicatie en heeft geen gevolgen. Bij instelling van een prioriteit wordt in het element zelf, en in overzichten naast het element, een icoon getoond dat de prioriteit aanduidt (bij een hoge prioriteit:, bij een lage prioriteit: ). Daarnaast kan de prioriteit als tekst in signalen voor het element worden opgenomen. Je kunt de prioriteit wijzigen als je maker/eigenaar van een element bent, of als de permissie Element wijzigen hebt (via een deelnemersprofiel). Klik eventueel eerst in het rechterpaneel van het element op Bewerken.   Klik onder Prioriteit op de prioriteit en klik op Opslaan.

   

• Bij een taak: SBU instellen (o.a. voor werklastoverzicht)

  Wil je de tijd die voor een taak staat instellen, stel dan SBU in. De SBU kan vanuit de taak zelf worden bekeken (op de plek waar deze wordt ingesteld) en wordt daarnaast in het werklastoverzicht gebruikt.   Kies Geavanceerd > Bewerken .   Kies in het actiepaneel Taakinstellingen  .   Vink SBU gebruiken aan, geef het aantal SBU op en klik op OK.   Kies Opslaan gevolgd door Sluiten .

   

• Overige geavanceerde opties instellen

  Via de bewerkmodus van een element kun je naast de SBU nog overige geavanceerde opties instellen.   Tip   Je hebt toegang tot de bewerkmodus als je maker/eigenaar van het element bent of de permissie Volledig beheer op een element hebt (via een deelnemersprofiel).   In de bewerkmodus kun je het volgende instellen: signalen, waarmee een gebruiker op het element kan worden geattendeerd of aan het element kan worden herinnerd. deelnemersprofielen, waarmee de rechten van betrokkenen kunnen worden bepaald. stappen, waarmee betrokkenen acties kunnen uitvoeren, of bijvoorbeeld studieroutes kunnen raadplegen. beoordeling (alleen beschikbaar voor een taak), waarmee de taak kan worden beoordeeld.

   

• Element opslaan met bericht  

  Je kunt het element bewaren en een bericht van de wijziging sturen of tonen aan betrokken gebruikers.